sexta-feira, 9 de setembro de 2011

PMBOK: Técnicas Coleta Requisitos - Focus-Group

As equipas de projeto utilizam frequentemente as entrevistas como ferramenta para a recolha de informação qualitativa. Um Focus-Group, em português "Discussão em Grupo", é uma variação da técnica de entrevistas em grupo, usada frequentemente para capturar as perceções e os sentimentos dos participantes inquiridos sobre um determinado assunto.

O Focus-Group pode ser usado como o primeiro passo na coleta dos requisitos do projeto, ou como forma de aprofundar o conhecimento. Tipicamente, aos participantes começam por ser colocadas questões genéricas, as quais se vão tornando cada vez mais especificas à medida que determinado requisito ou conjunto de requisitos vai sendo delineado.

Habitualmente, os participantes do grupo não se conhecem entre si anteriormente à sua participação no Focus-Group. No caso de Focus-Groups Presenciais o processo de discussão dura até 2 horas envolvendo 8 a 12 indivíduos orientados por um moderador. Geralmente as sessões são observadas por terceiros e gravadas para análise posterior.

A utilização de Focus-Groups é indicada quando se procuram respostas inovadoras ou soluções criativas e neste aspeto têm muitas semelhanças com as técnicas de Brainstorming. A diferença fundamental é que o Focus-Group é direcionado a grupos de utilizadores, enquanto no Brainstorming se junta um grupo de especialistas ou a equipa de projeto para discutir determinado assunto ou problema com o intuito de gerar ideias novas e inovadores que permitam uma solução consensual.

O sucesso da metodologia de Focus-Group depende da criação de um ambiente desinibido e capaz de gerar sinergias, onde os membros do grupo se sintam confortáveis na partilha de ideias.

A sua utilização cobre uma miríade de propósitos: Orientação para um novo campo, geração de hipóteses de pesquisa, baseadas nas opiniões dos participantes; estimulo ao surgimento de novas ideias e conceitos criativos, estudo das diferenças entre populações de participantes, desenvolvimento de questionários ou inquéritos e interpretação de resultados tanto qualitativos como quantitativos. Recentemente os Focus Group têm igualmente sido usados como ferramenta de aquisição de conhecimento especializado por parte de equipas de desenvolvimento de sistemas.

Tradicionalmente podem ser identificados dois tipos distintos de Focus-Groups; os presenciais e os On-line.

Nos Focus-Groups presenciais, um grupo previamente escolhido de intervenientes é reunido na mesma sala. A escolha prévia visa garantir que todos os indivíduos fazem parte de um grupo homogéneo e são representativos do mercado alvo que se pretende estudar. Esse grupo é orientado por um moderador o qual é o responsável pelo lançamento e controlo da discussão. A discussão deve ser deixada evoluir de uma forma pouco estruturada e o moderador encoraja o fluxo e aparecimento de novas ideias.

Por vezes, representantes do cliente por detrás de um vidro/espelho, observam a discussão. Habitualmente, as reuniões são gravadas em áudio e/ou vídeo, de forma a poderem ser analisadas por terceiros. Com base nessas gravações e respetivas transcrições, os investigadores avaliam, não só o que foi dito, mas também as expressões faciais, linguagem corporal, e dinâmica de grupo.

Nos Focus-Groups Presenciais existem as seguintes variantes:

  • Focus-Group de duplo sentido – Um Focus-Group observa outro Focus-Group e discute as interações e conclusões observadas;
  • Focus-Group com duplo moderador – Um moderador assegura o progresso da sessão enquanto outro assegura que todos os tópicos são abordados;
  • Focus-Group com dois moderadores opostos – Dois moderadores deliberadamente tomam posições opostas em relação ao assunto em discussão;
  • Focus-Group com participante moderador – Um ou mais dos participantes atua temporariamente como moderador.

Mais recentemente, à medida que a tecnologia de comunicações e as ferramentas, síncronas e assíncronas, se desenvolvem, a aceitação da metodologia de Focus-Groups On-line, tem vindo a crescer, à medida que começam a surgir novas evidencias de que, quando aplicados ao contexto certo, e se utilizados os métodos qualitativos adequados, este tipo de ferramentas tende à obtenção de resultados análogos aos das metodologias tradicionais.

Nos grupos on-line, os intervenientes não estão reunidos na mesma sala e comunicam entre si através de computadores e uma rede de comunicações, usualmente a Internet.

As tecnologias síncronas mais comummente usadas, para suporte a este tipo de Focus-Group, têm sido a áudio conferência – conferência através do telefone – e os chats – programa de computador que possibilitam o manter de conversas escritas em tempo real com vários utilizadores. Nos últimos anos com a diminuição acentuada dos custos, começa a generalizar-se o uso da vídeo-conferência, havendo já um conjunto significativo de empresas que disponibilizam software especialmente vocacionados para o suporte a Focus-Group.

Vantagens
  • De organização rápida;
  • Possibilita testar produtos ainda não terminados;
  • A dinâmica de grupo pode ser positiva para os resultados;
  • Os resultados não são apenas "este produto agrada" ou "este produto não me agrada" mas sim os motivos dessas opiniões. Pode ser informação valiosa no desenvolvimento dos produtos.
Desvantagens
  • O grupo de utilizadores escolhido tem de ser representativo. No caso da coleta de requisitos é importante que estejam presentes as pessoas que conhecem em profundidade o contexto do produto ou serviço a criar;
  • Certos elementos do grupo podem sobrepor-se aos outros na discussão, enviesando-a. Cabe ao moderador detetar impedir que isso aconteça. No entanto em organizações muito hierarquizadas se um elemento do grupo tiver uma posição elevada na organização, isso poderá enviesar num ou noutro sentido a discussão comprometendo a validade dos resultados;
  • Caso sejam necessários vários encontros presenciais, os custos são elevados. Nas organizações de dimensão elevada ou com escritórios dispersos por diversas reuniões o focus-group presencial é, muitas vezes, impraticável.

Procedimentos para Organização de um Focus-Group

  1. Selecione os participantes. Se o contexto for a coleta de requisitos, use os resultados do processo 10.1 Identificação das Partes Interessadas para reunir um conjunto de pessoas relevantes;
  2. Convoque-os para uma reunião presencial. Comunique-lhes o objetivo da reunião para que possam pensar no assunto com antecedência;
  3. No dia da reunião comece por apresentar o contexto do produto ou serviço que se pretende criar. Se estiver na fase inicial de recolha dos requisitos não seja suficientemente genérico. Dê liberdade ao grupo de expor as suas ideias. Se o objetivo for detalhar os requisitos seja mais específico. Pode recorrer a um protótipo para exemplificar o que pretende e recolher as impressões do grupo (ver artigo sobre protótipos);
  4. Deixe a discussão decorrer, retire notas (ver artigo sobre o modelo de Cornell para a recolha de notas e apontamentos). Se possível grave em áudio ou em vídeo a discussão para análise mais detalhada a posteriori;
  5. Modere, dê oportunidades a todos de expressarem as suas ideias, incentive à participação. Se a discussão começar a esmorecer esteja preparado para propor ideias ou soluções avaliando a sua recetividade nos participantes.

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