terça-feira, 28 de junho de 2016

PMBOK v5: 13.3 Gerir o Envolvimento dos Interessados


As organizações selecionam e executam projetos essencialmente com dois tipos de motivação: 1) resolver problemas (por ex. ineficiências internas que originam excesso de custos), ou; 2) aproveitar oportunidades (por ex. criar um novo produto que se pensa ser do agrado, e que pode ser vendido, a um determinado segmento de clientes). 

Os interessados do projeto, indivíduos ou grupos, são múltiplos e podem ter interesses distintos e muitas das vezes conflituantes em relação à execução do projeto ou em relação aos seus resultados. Um fator importante para o sucesso de cada novo projeto está na capacidade, do gestor de projeto e da sua equipa, para fazer entender ás pessoas que vão ser afetadas (os interessados/stakeholders do projeto) qual a causa que está na origem do projeto, e qual a importância dessa causa para a organização e para os interesses particulares de cada grupo ou individuo, de forma a que estes aceitem contribuir para as atividades constantes do plano do projeto e/ou fazer um esforço para se adaptarem à nova realidade que o resultado do projeto impõe.

segunda-feira, 20 de junho de 2016

Criar o Plano de Gestão do Projeto. PMBOK vs. AGILE


O plano de gestão do projeto é um documento central da metodologia do PMBOK. E no AGILE? Será que podemos também criar um documento idêntico? Para saber a resposta continue a ler o artigo abaixo.

Na perspetiva do PMBOK o Plano de Gestão do Projeto é o documento que explica a forma como o projeto irá ser gerido, e quais as ações necessárias para definir, coordenar e integrar todos os planos setoriais (Âmbito, Calendário, Custo, Qualidade, Risco, Comunicação, Recursos Humanos, Aquisições e Expectativas dos Interessados) num documento único que permita a gestão eficaz do projeto.


sábado, 18 de junho de 2016

4 Atividades Prioritárias Para Começar Bem o Seu Projeto

Você acaba de sair do gabinete do seu superior hierárquico com a incumbência de gerir um novo projeto, vital para a sua organização. A conversa foi breve e amigável, o seu chefe elogiou o seu desempenho passado e traçou um breve retrato sobre os objetivos do projeto que lhe estava a entregar e realçando a certeza de que você era a pessoa indicada para levar esse importante projeto a bom termo.

Vinte minutos depois você abandona o gabinete tendo em mãos uma parte do futuro da sua empresa, a confiança e a expectativa do daquele que será o patrocinador do seu projeto, e também uma grande incerteza sobre o que irá fazer, e de que forma o projeto deverá ser gerido.

Preocupado? É bom que esteja! A responsabilidade é grande e é importante que não desperdice o clima favorável porque ele vai ser fundamental para o sucesso do seu projeto. Aproveitar esse clima, e navegar essa onda, passa em grande medida pela sua capacidade de começar bem o seu projeto. O artigo seguinte apresenta-lhe as 4 atividades prioritárias que são determinantes para que você comece o seu projeto com o pé direito.


sábado, 11 de junho de 2016

PMBOK: Ferramentas e Técnicas - Técnicas de Facilitação ou Facilitadoras


As técnicas de facilitação possuem uma aplicação ampla no contexto dos processos de gestão de projetos. Elas são usadas em todos os processos de reunião, negociação e gestão de conflitos que são realizados ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Nas reuniões as técnicas de facilitação podem ser usadas para deixar claro perante todos os intervenientes, quais os objetivos da reunião e com isso facilitam a manutenção do foco da reunião na obtenção dos objetivos predefinidos tornando a reunião mais eficiente, estimulando a participação e garantindo que as decisões tomadas são partilhadas por todos e ficam corretamente documentadas.

Importante para a eficiência de uma reunião, e para a consequente execução das decisões tomadas, é a elaboração da Ata da Reunião a qual deve ser enviada para todos os participantes o mais rapidamente possível após o fim da mesma. Uma ata de reunião de qualidade não é uma transcrição de tudo o que se passou na reunião, mas um documento sucinto que deixa explicito quais as decisões tomadas, quem ficou com a responsabilidade de as executar e qualquer outra informação que seja relevante para acompanhar a execução futura das ações decididas (riscos identificados e/ou prós e contras que tenham sido mencionados por algum dos presentes mesmo que a decisão final tenha sido contrária). Para serem bem-feitas as atas das reuniões exigem treino e capacidade para tomar notas de forma eficiente.

Algumas das técnicas facilitadoras usadas no decurso dos processos de gestão de projetos incluem-se no grupo de técnicas de tomada de decisão em grupo como o Brainstorming, a Técnica Nominal de Grupo, a Técnica Delphi e os Focus Grupo as quais são usadas quando é necessário atingir um consenso com base na opinião de peritos (Opinião Especializada). No caso do Focus Grupo esta técnica é habitualmente usada para extrair conhecimento de grupos de stakeholders com características homogéneas sem que se tenha que entrevistar a totalidade do grupo.

Outras técnicas de facilitação serão técnicas de negociação, de resolução de conflitos, e de resolução de problemas.

Apesar de no PMBOK v5 só serem mencionadas explicitamente, como ferramenta e técnica dos processos 4.1 - Criar o Documento de Inicio de Projeto e 4.2 - Criar o Plano de Gestão de Projeto, as técnicas facilitadoras são das ferramentas mais utilizadas pelo gestor de projeto ao longo de todo o ciclo de vida do projeto.

Grp2ALL

sexta-feira, 10 de junho de 2016

Como Fazer o Project Charter (Documento de Inicio do Projeto)


Todos os que gerem projetos sabem o que é o Documento de Inicio do Projeto também conhecido por Documento de Abertura do Projeto, Termo de Abertura do Projeto ou, na terminologia inglesa do PMBOK, por Project Charter. Todos sabem o que é, e todos sabem a importância fundamental que o PMBOK lhe atribui.

Do mesmo modo como tenho a certeza que todos sabem o que é o Documento de Inicio do Projeto, como é que ele deve ser feito, e de qual é a sua importância no contexto das metodologias tradicionais de gestão de projetos, também tenho a certeza que todos já participaram em múltiplos projetos onde esse documento era inexistente.

Os projetos não “nascem” nas organizações por geração espontânea. O mais provável é que a decisão de dar inicio a um novo projeto esteja fundamentada num estudo prévio, ou num pedido de um cliente devidamente formalizado por meio de um contrato assinado. Qualquer que seja o processo que está na base da decisão de dar inicio a um projeto, é comum que a documentação que suportou essa decisão seja entregue à pessoa que for nomeada para gerir o projeto e, infelizmente, também é comum que essa pessoa que será o gestor do projeto, por decisão própria, ou por pressões externas, dê inicio ao processo de planeamento sem elaborar, e fazer assinar, o Documento de Inicio do Projeto

terça-feira, 7 de junho de 2016

2016 European Security Conference - Lisboa / ISEG

Para todos os interessados nos temas relacionados com a segurança das organizações. Já faltam poucos dias para a edição de 2016 da European Security Conference, este ano dedicada ao tema da Cybersecurity.
 

Consulte aqui mais informação sobre a conferência, e inscreva-se: 


http://secconf.iseg.ulisboa.pt/

 

quarta-feira, 1 de junho de 2016

Agile vs Tradicional: Qual o Mix Perfeito Para a Sua Organização


Quando se fala de métodos ágeis temos de ter a noção de que apenas algumas organizações irão usar estes métodos em todos os projetos e, consequentemente, alterar a totalidade dos seus processos para métodos ágeis.  

A realidade é que nem todos os tipos de projetos se adequam a ser geridos de acordo com uma abordagem Agile e, embora alguns dos princípios subjacentes ao Agile possam, e devam ser, incorporados nas metodologias tradicionais de gestão de projetos, o Agile como um todo, deverá ser entendido pelas organizações, não como "A" ferramenta de gestão de projetos, mas sim como mais "UMA" ferramenta de gestão de projeto, que a organização domina, e está apta a usar, em determinadas circunstancias. 

Por outro lado, mesmo as organizações que planeiam uma migração total para métodos ágeis, têm vantagem em encarar esse processo de migração de uma forma gradual, começando por aplicar alguns dos princípios do Agile, e as ferramentas e métodos que lhe são inerentes, a um único e determinado tipo de projetos, numa área especifica da organização ou, com um numero restrito de gestores de projeto e de equipas.