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Mostrando postagens de Setembro, 2011

PMBOK: Documento de Início do Projeto (Charter)

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Dependendo do tipo e da complexidade do projeto ele será mais ou menos extenso, com determinados capítulos mais ou menos desenvolvidos, sem no entanto se perder de vista que é: Um documento guia para o desenvolvimento futuro do projeto; Base para os processos de detalhe que se seguem no âmbito do processo de planeamento; Elaborado para explicar a todos os intervenientes a razão e os objetivos do projeto

PMBOK v5: Declaração Âmbito / Escopo do Projeto

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De acordo com o PMBOK v5 a declaração do âmbito / Escopo do Projeto é um resultado do processo 5.2 Definir o Âmbito / Escopo e uma entrada do processo 5.3 Criar Estrutura Analítica Projeto (EAP / WBS).

A declaração do âmbito / escopo do projeto descreve detalhadamente as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar essas entregas, sendo um documento fundamental para criar, entre todos os envolvidos no projeto, um entendimento comum sobre os objetivos do projeto, o que vai ser feito e como vai ser feito.

PMBOK: Diagramas de Estruturas Hierárquicas e Planeamento de Projeto

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No âmbito da gestão de projeto são habitualmente referidas a criação de três tipos de diagramas de estrutura hierárquica os quais são usados para identificar pessoas, produtos e atividades. Esses diagramas chamam-se, respetivamente, Estrutura Organizacional do Projeto / Organizational Breakdown Struture (EOP / OBS), Estrutura Funcional do Produto / Product Breakdown Struture (EFP / PBS) e Estrutura Analítica do Projeto / Work Breakdown Struture (EAP / WBS).

Habilitações, Capacidades e Competências

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A produção de um produto ou serviço requer a coordenação do esforço individual de numerosos especialistas, com múltiplos e diferentes tipos de conhecimento. As organizações são entidades integradoras de conhecimento, na medida em que, existindo como instituições para a produção de bens e serviços, conseguem criar as condições mediante as quais um conjunto alargado de indivíduos integra, nesses produtos e serviços, conhecimento individual e especializado.

PMBOK: Criar a Estrutura Organizacional do Projeto (EOP / OBS)

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A maioria dos projetos necessita de recursos que pertencem a mais do que uma organização ou departamento. A utilização de um diagrama que descreva de forma hierárquica a estrutura funcional das pessoas que têm de trabalhar no projeto ajuda a identificar as responsabilidades, as respetivas hierarquias, e clarifica os relacionamentos e as conexões que existem entre os diversos departamentos e organizações intervenientes.

A EOP / OBS define a equipa do projeto na medida em que é construída tendo como quadro de referência as atividades que têm de ser realizadas, e com o intuito de conhecer e validar os responsáveis para cada uma dessas atividades.

PMBOK: A Estrutura Funcionalidades do Produto ou Serviço (EFP / PBS)

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O que é a EFP / PBS?

A EFP / PBS consiste na representação gráfica da estrutura hierárquica dos produtos e subprodutos do projeto. Para criar a EFP / PBS é em primeiro lugar necessário identificar os requisitos que o cliente do projeto tem para o produto que irá ser criado no âmbito do projeto. Uma vez identificado o produto que o cliente deseja, é necessário identificar os produtos necessários para construir e suportar o produto do cliente. Nestes últimos incluem-se os produtos decorrentes das atividades de gestão do projeto (por exemplo planos e relatórios).

Competências PM (Soft Skills): Maturidade

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Um Gestor de Projeto é essencialmente uma pessoa organizada e com um leque de competências abrangente que abarcam, desde as competências de negócio, até às competências na gestão de pessoas, passando pelas competências técnicas e de gestão de projeto.

Um bom Gestor de Projeto tem de possuir uma vasta variedade de habilitações (skills), devendo obrigatoriamente deter capacidades aprofundadas nas áreas da Liderança, Comunicação, Gestão de Pessoas, Negociação e Resolução de Problemas.

PMBOK v5: 5.6 Controlar Âmbito / Escopo do Projeto

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O processo de controlo do âmbito tem por objetivo influenciar os fatores que criam alterações ao âmbito do projeto, controlando o impacto dessas alterações. O controlo de âmbito assegura que todas as alterações solicitadas e propostas de correção recomendadas são feitas e processadas no âmbito do processo integrado de controlo de alterações.

As alterações são inevitáveis, logo tem que existir um processo que permita o seu controlo. Alterações não controladas são referidas na terminologia de gestão de projetos como “Scope Creep / Descontrolo de Âmbito ou Escopo”.


PMBOK Coleta de Requisitos: Tomar Notas de Forma Eficiente

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A capacidade de tomar notas de forma eficiente é um fator determinante para a correta identificação das necessidades e expetativas das partes interessadas, as quais se irão posteriormente transformar nos requisitos do produto e do projeto.

Existem muitas maneiras de tirar anotações, e cada pessoa usará a que mais se adapta às suas necessidades e ao contexto do trabalho que está a realizar. Com ligeiras alterações para o adaptar melhor ao contexto da gestão de projeto, o que a seguir se apresenta é, um método bastante eficaz e muito divulgado, conhecido por Sistema Cornell e que foi desenvolvido por Walter Pauk, da Universidade de Cornell.

PMBOK: Técnicas de Decisão em Grupo (Técnica Delphi)

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As técnicas de decisão em grupo têm por objetivo conseguir que grupos de peritos discutam um determinado assunto e avaliem múltiplas alternativas de forma a chegar à melhor solução de conjunto.

A Técnica Delphi é uma técnica não interativa (em que o grupo não se reúne) mas que funciona por ciclos. Vários especialistas, individualmente e geralmente de forma anónima, apresentam ideias e justificações sobre determinado assunto. Até que se chegue à solução final a Técnica Delphi funciona por ciclos. Em cada ciclo um facilitador recolhe as opiniões e fornece a todos um sumário das ideias e razões apresentadas; Com base nessa informação os especialistas reveem a sua posição, alteram-na ou apresentam novos argumentos. Ao fim de um determinado número de ciclos dever-se-á ter chegado a uma solução ou conjunto de soluções que é reconhecido pela generalidade dos participantes como a melhor solução.

PMBOK: Resultados – Matriz de Rastreabilidade de Requisitos

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A Matriz de Rastreabilidade de Requisitos – MRR / (Requirements Traceability Matrix – RTM) é uma tabela que relaciona as funcionalidades e funções do produto com as suas origens (os requisitos) do produto ou do projeto.

A utilidade da Matriz de Rastreabilidade de Requisitos – MRR / RTM é a de permitir:
Compreender a razão de ser das funções ou funcionalidades do produto ligando-a a um ou vários requisitos do cliente Gerir o âmbito / escopo do produto e do projeto Gerir as alterações aos requisitos Avaliar o impacto no projeto relativo à mudança de um requisito Avaliar o impacto da falha de um teste nos requisitos (isto é se o teste falha talvez o requisito não seja atingido) Verificar se todos os requisitos do sistema estão implementados Verificar se o produto ou serviço criado pelo projeto tem as funcionalidades esperadas (faz aquilo que era suposto fazer)

PMBOK v5: 5.5 Verificar Âmbito / Escopo

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Verificar o âmbito / escopo é o processo de obtenção da aceitação formal dos entregáveis do projeto. Inclui a revisão das entregas feitas de forma a garantir que cada uma delas foi concluída de forma satisfatória para o cliente ou para o promotor do projeto. Se o projeto for finalizado antes da conclusão (cancelado), o processo de verificação do âmbito / escopo deve determinar e documentar o grau de conclusão que o projeto atingiu (quais os entregáveis que foram completados e entregues e quais os que não foram).

PMBOK: Técnicas de Decisão em Grupo (Técnica Nominal de Grupo)

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As técnicas de decisão em grupo têm por objetivo conseguir que grupos de peritos discutam um determinado assunto e avaliem múltiplas alternativas de forma a chegar à melhor solução de conjunto.

Essencialmente existem dois tipos de técnicas de decisão em grupo, a Técnica Nominal de Grupo e a Técnica Delphi. A Técnica Nominal de Grupo (TNG) é uma técnica de tomada de decisão em grupo cuja caraterística fundamental é o facto dos elementos do grupo, apesar de frente a frente em reunião, apresentarem as suas ideias de forma sistemática e totalmente independente.

PMBOK v5: 5.4 Criar Estrutura Analítica Projeto (EAP / WBS)

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Criar a EAP / WBS é o processo de decomposição dos entregáveis do produto ou serviço que necessita ser criado, e do trabalho do projeto por forma a permitir a sua adequada gestão. A estrutura analítica do projeto é uma decomposição hierárquica orientada às entregas do trabalho que necessita ser executado, pela equipa, para que se consiga atingir os objetivos do projeto.

Os processos definidos no PMBOK são, por facilidade de explicação, apresentados de forma sequencial, em que os resultados de uns processos são entrada de processos subsequentes. Contudo, aquando da utilização prática, muitos dos processos são executados quase em paralelo.

PMBOK: Criatividade em Grupo - Brainstorming

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As técnicas de criatividade em grupo são usadas com o objetivo de potenciar a discussão e a troca de ideias. O objetivo é que dessa troca e partilha livre de opiniões possam surgir soluções criativas, mais inovadoras e, sobretudo, partilhadas e aceites por todos.
A técnica de criatividade em grupo mais conhecida é o Brainstorming “Tempestade de Ideias”, que pode ser definida como “uma técnica de conferência através da qual um grupo de pessoas procura, através da discussão crítica de ideias espontâneas, encontrar uma solução para um problema específico”. No âmbito das sessões de Brainstorming é por vezes utilizada uma técnica de ajuda à exposição de ideias conhecida pelo nome de Mind Mapping (Mapas Mentais), à qual nos referiremos em próximo artigo.

PMBOK: Técnicas Coleta Requisitos - Observação

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A observação, também conhecida por “Job Shadowing” é uma técnica do processo 5.1 Coletar os Requisitos que fornece uma maneira direta de examinar o dia-a-dia de uma empresa ou indivíduo no seu ambiente próprio, desempenhando o seu trabalho e executando processos.

Quando aplicada no âmbito do processo de coleta de requisitos, é uma técnica particularmente útil para descrever detalhes de processos que as pessoas que usam o produto ou serviço têm dificuldade em expressar, tornando possível encontrar requisitos do projeto, produto ou serviço que de outra forma poderiam passar despercebidos quer devido á relutância dos interessados em expressar esse requisito, quer porque o mesmo está tão presente no seu dia-a-dia que passou a ser entendido como algo natural e portanto difícil de ser identificado de forma clara.

PMBOK: Técnicas Coleta Requisitos – Entrevistas

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Uma entrevista é um meio formal ou informal de, através de conversas diretas, recolher informações das partes interessadas. As entrevistas, que podem decorrer individualmente ou em grupo, baseiam-se no registo das respostas a um determinado conjunto de perguntas. Estas podem ter sido previamente preparadas – a entrevista obedece a um guião predefinido - ou ser realizadas de forma espontânea à medida que a conversa decorre.

PMBOK: Técnicas Coleta Requisitos – Questionários e Pesquisas

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Conjunto de questões escritas apresentadas ao cliente ou a outras partes interessados do projeto com o intuito de recolher informação objetiva (fatos) ou de caráter mais subjetivo (opiniões) sobre o projeto ou sobre o produto ou serviço que se pretende criar.

Após a coleta das respostas, os dados obtidos devem ser tratados de forma a extrair informação quantitativa e/ou qualitativa que permita definir requisitos a incluir no projeto, produto ou serviço.

PMBOK v5: 5.3 Definir o Âmbito / Escopo

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Definir o âmbito / escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto. Este processo é crítico para o sucesso do projeto na medida em que uma deficiente definição do âmbito / escopo pode gerar um produto ou projeto incompleto ou incorreto.

A preparação de uma correta e detalhada definição do âmbito / escopo tem por base uma boa Coleta de Requisitos a qual, como vimos anteriormente, depende de uma boa Identificação das Partes Interessadas no Projeto.

PMBOK: Técnicas Coleta Requisitos - Focus-Group

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As equipas de projeto utilizam frequentemente as entrevistas como ferramenta para a recolha de informação qualitativa. Um Focus-Group, em português "Discussão em Grupo", é uma variação da técnica de entrevistas em grupo, usada frequentemente para capturar as perceções e os sentimentos dos participantes inquiridos sobre um determinado assunto.

O Focus-Group pode ser usado como o primeiro passo na coleta dos requisitos do projeto, ou como forma de aprofundar o conhecimento. Tipicamente, aos participantes começam por ser colocadas questões genéricas, as quais se vão tornando cada vez mais especificas à medida que determinado requisito ou conjunto de requisitos vai sendo delineado.

Classificar Requisitos do Utilizador

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O processo de recolha de requisitos é interativo sendo aprofundado à medida que as diversas partes interessadas vão transmitindo as suas necessidades. Uma ferramenta útil, e que nos permite avaliar se o processo de recolha de requisitos está mais ou menos completa, consiste na catalogação dos requisitos por tipo de acordo com aquilo que podemos chamar a roda de requisitos.

Esta classificação não garante que, a um dado momento do projeto, os requisitos estejam completos, isso depende de muitos outros fatores, nomeadamente de uma correta identificação das partes interessadas no projeto e da utilização correta das diversas ferramentas que estão ao dispor do gestor de projeto e da sua equipa para a coleta dos requisitos do projeto e do produto ou serviço que se pretende criar.

PMBOK v5: 5.2 Coletar os Requisitos

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Coletar os Requisitos do Projeto é o processo de definição e gestão das necessidades das partes interessadas (stakeholders) de forma a alcançar os objetivos do projeto. A coleta dos requisitos deve contemplar o processo de definição e documentação das funções e funcionalidades do produto ou serviço que o projeto se propõe criar.

Os requisitos recolhidos vão permitir definir o que é necessário fazer e criar da Estrutura Analítica de Projeto (EAP/WBS). O planeamento do custo, o cronograma e o plano de qualidade são outros documentos que são criados tendo por base os requisitos recolhidos

PMBOK: Plano de Gestão do Projeto

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O Plano de Gestão do Projeto é usado para guiar a execução do projeto e servir como base para o controle de todo o projeto, por isso ele é composto por todos os outros documentos de planeamento sendo igualmente utilizado como uma importante ferramenta de comunicação com todos os envolvidos no projeto.

O plano deverá reunir todos os outros planos setoriais. O resultado será um documento elaborado progressivamente ao longo do projeto sendo que, no primeiro ciclo, os documentos auxiliares de planeamento poderão ainda não existir ou existir de forma muito incipiente.

Devido à sua importância para o sucesso do projeto ele deve ser formalmente apresentado e aprovado pelo promotor do projeto e pelas restantes partes interessadas relevantes.

PMBOK: 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase

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Apesar da sua importância para o sucesso do projeto, o encerramento formal do projeto é um dos processos mais descorados pelos gestores e pelas equipas de projeto.

O processo 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase permite assegurar que todas as atividades e processos de gestão do projeto foram adequadamente terminados e que as entregáveis programados foram entregues ao cliente e por ele aceites.

WEB 2.0 - Como as Organizações Utilização a WEB 2.0

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Nos últimos anos têm sido efetuados vários estudos sobre o efeito das tecnologias Web 2.0 nas organizações.

Um inquérito efetuado pela McKinsey a 2847 executivos em todo o mundo revelou que mais de 75% dos respondentes pretendem aumentar os seus investimentos em tecnologias que encorajam a colaboração entre utilizadores e mais de 50% referiram estar satisfeitos com os investimentos feitos até ao momento mesmo que 42% considerem que deveriam ter investido mais na criação de capacidades internas da organização para aproveitar as ferramentas colaborativas.

PMBOK: Ferramentas e Técnicas - Opinião Especializada

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A utilização de Opinião Especializada, também conhecida por Avaliação por Peritos, é uma ferramenta / técnica usada em múltiplos processos do PMBOK v5.

Consiste na recolha e avaliação com base nas opiniões fornecidas por especialistas em uma determinada área de aplicação, área de conhecimento, disciplina ou setor que seja relevante para a atividade que está a ser realizada. Essa especialização pode ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com formação, habilidade, experiência ou conhecimento especializado e está disponível a partir de diversas fontes: