PMBOK Coleta de Requisitos: Tomar Notas de Forma Eficiente


A capacidade de tomar notas de forma eficiente é um fator determinante para a correta identificação das necessidades e expetativas das partes interessadas, as quais se irão posteriormente transformar nos requisitos do produto e do projeto.

Existem muitas maneiras de tirar anotações, e cada pessoa usará a que mais se adapta às suas necessidades e ao contexto do trabalho que está a realizar. Com ligeiras alterações para o adaptar melhor ao contexto da gestão de projeto, o que a seguir se apresenta é, um método bastante eficaz e muito divulgado, conhecido por Sistema Cornell e que foi desenvolvido por Walter Pauk, da Universidade de Cornell.
Para usar o Sistema Cornell é necessário dispor de um caderno ou agenda de formato A4 em que seja simples o separar das folhas (alternativamente poderão ser usadas folhas soltas). Isto permitirá re-arranjar ou remover facilmente as notas recolhidas, espalha-las numa mesa ou cola-las num quadro para que possam ser consultadas ou comentadas, por exemplo, numa reunião da equipa de projeto.

Disposição da Página

Um aspeto distintivo do Sistema Cornell é o formato da página na qual são tomadas as anotações. Em termos de organização de conteúdos o sistema propõe um formato de página que inclui margens largas à esquerda e na parte inferior (ver gráfico).

Coluna de Comentários

A coluna da esquerda é reservada para o autor das notas escrever comentários ou pequenas notas de lembrança, por exemplo em relação a aspetos da entrevista que necessite aprofundar ou perguntas que pretenda colocar para clarificar determinada situação. Esta área não é para ser escrita no momento em que estão a ser tiradas notas. A coluna de comentários deve ser preenchida durante o processo de revisão das anotações recolhidas o qual deverá ser efetuado o mais breve possível após a recolha das anotações.

No contexto do processo do PMBOK 5.1 Coletar Requisitos a recolha de anotações pode ocorrer durante reuniões e Entrevistas com as partes interessadas, no decurso de um Focus Group ou no âmbito de outros processos de Criatividade em Grupo ou de Decisão em Grupo. A análise das notas recolhidas deve ser feita com o objetivo de encontrar as necessidades e expetativas, e consequentemente os requisitos, que estão por detrás das anotações recolhidas. É esta identificação de necessidades e eventuais requisitos que deve constar da coluna dos comentários / requisitos.

As anotações recolhidas devem igualmente ser analisadas com o intuito de encontrar questões menos claras, que necessitam de aprofundamento, ou assuntos relacionados que necessitam da nossa atenção posterior. Todas essas questões devem ser colocadas na coluna dos comentários.

Escrever esses comentários obriga-o a pensar no assunto de uma forma que contribui para a clarificação o seu significado, revela inter-relacionamentos, estabelece padrões de continuidade e levanta novas questões para serem abordadas posteriormente.

Área de Sumário

A margem inferior da página é a área reservada para fazer o resumo das notas retiradas. Um resumo é uma síntese daquilo que é mais importante. Durante o processo de recolha das anotações transcrevemos aquilo que nos parece relevante mas estamos pressionados, tentando não perder nada daquilo que foi dito, e não conhecemos o que irá ser dito posteriormente.

O sumário é feito quando já temos uma visão de conjunto relativa à totalidade das anotações efetuadas o que permite que o sumário seja mais sintético e com mais sentido.

Área Para Escrever Notas

O resto da folha é o espaço para tomar notas. Cada pessoa tem preferências e formas distintas de recolha de notas. Sem haver uma forma certa ou errada de fazer isso, existem algumas boas práticas que devem ser seguidas e das quais se destacam:

  • Não deve tentar-se transcrever tudo o que é dito. A separação do que é essencial em relação ao acessório deve ser uma preocupação sempre presente;
  • Para evitar perder o que foi dito ou interromper frequentemente com pedidos de esclarecimentos, deve desenvolver-se um sistema de abreviaturas e um processo de escrita centrado nas ideias centrais. As notas recolhidas devem representar ideias e não transcrever as palavras efetivamente ditas.

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