segunda-feira, 5 de setembro de 2011

PMBOK: 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase

Apesar da sua importância para o sucesso do projeto, o encerramento formal do projeto é um dos processos mais descorados pelos gestores e pelas equipas de projeto.

O processo 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase permite assegurar que todas as atividades e processos de gestão do projeto foram adequadamente terminados e que as entregáveis programados foram entregues ao cliente e por ele aceites.


Para encerrar formalmente o projeto ou uma determinada fase do projeto, o gestor de projeto deverá rever toda a informação de projeto conferindo e assegurando que todo o trabalho do projeto está completo e que o mesmo atingiu os objetivos a que se tinha proposto. Neste contexto é muito importante a revisão não só do plano de projeto, de forma a saber se todas as atividades estão concluídas, mas também do seu âmbito / escopo de forma a avaliar se o produto, serviço ou resultado pretendido foi de facto entregue ao cliente.

O processo 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase envolve a realização da parte de encerramento do projeto constante do Plano de Gestão do Projeto, fornecendo os procedimentos para coordenar as atividades necessárias para verificar e documentar as entregas do projeto, coordenar e interagir para formalizar a aceitação dessas entrega-as pelo cliente ou promotor do projeto.

Em projetos com várias fases, este processo encerra a parte do âmbito / escopo e as atividades associadas, aplicáveis a cada uma das fases.

Para validar se o projeto está em condições para ser encerrado, o gestor de projeto deve assegurar-se que todas as atividades do projeto estão completas, todas as questões e problemas foram resolvidos, todos os riscos foram mitigados ou aceites e fechados.

Para além disso é importante garantir que o fim do projeto é acompanhado do correto encerramento da equipa de projeto (avaliação do trabalho desenvolvido por cada um dos elementos da equipa e apoio à transição para novos projetos).

Uma realidade muitas vezes esquecida é que o processo 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase aplica-se tanto ao fecho normal do projeto como nas situações em que o projeto tem de ser cancelado ou fechado antecipadamente seja porque os objetivos a que se propunha deixaram de fazer sentido para a organização seja por outra qualquer razão (sobre o cancelamento de projetos veja artigo publicado no blog TIespecialistas).
 

As atividades necessárias ao encerramento do projeto ou de uma fase, incluem metodologias passo a passo que tratam principalmente de:
  • Satisfazer a conclusão ou critérios de saída, conhecidos também como resultados da fase ou do projeto;
  • Transferência dos produtos, serviços ou resultados do projeto para a próxima fase;
  • Recolha dos registos do projeto ou fase necessários para auditar o sucesso ou insucesso do projeto;
  • Recolher as lições aprendidas e arquivar as informações do projeto para uso futuro da organização.
O processo 4.6 Encerrar o Projeto ou Fase tem as seguintes entradas, Ferramentas e Técnicas e Resultados:
O gestor de projeto deve ter presente que um fecho de projeto bem-sucedido é determinante para o grau de satisfação, tanto do cliente como do promotor ou das restantes partes interessadas, na medida em que, na maioria das vezes, é essa a última imagem que neles fica do trabalho do gestor e da sua equipa.

Para o sucesso das atividades de fecho de um projeto é muito importante a qualidade do planeamento dos processos de fecho incluídos no plano de gestão do projeto. A garantia de um fecho com qualidade depende de um conjunto de aspetos aos quais deve ser dada particular atenção com destaque para:

Planeamento e Execução do Suporte Pós-implementação – Verificar a forma como foi planeado o suporte pós-implementação do projeto. Por exemplo, no caso dos projetos de desenvolvimento de sistemas de software, é muito importante começar desde as fases iniciais do projeto a planear o processo de formação aos utilizadores e às áreas de suporte a utilizadores (centros de atendimento a utilizadores) para que, uma vez terminado o projeto a equipa de desenvolvimento possa entregar o produto e libertar-se dessa responsabilidade de uma forma ordenada e eficaz.

Durante a fase de execução do projeto o planeamento da formação deve ser atualizado de forma a refletir as mudanças de calendário e eventuais alterações introduzidas no âmbito / escopo do projeto. Uma das fontes principais de insatisfação dos cliente e utilizadores é a disponibilização de um produto de projeto diferente daquele que foi usado para a formação ou a entrega de um produto para o qual a formação aconteceu à dois ou três meses atrás.

Envolvimento das áreas de suporte – Durante a execução do projeto envolva as áreas que irão ser responsáveis pelo suporte pós-implementação do seu projeto. É muito mais fácil obter suporte de pessoas que se sentem envolvidas e que conhecem o que está a ser feito no projeto do que de pessoas que, sendo os destinatários dos resultados do projeto ou podendo de alguma forma influenciar o processo de execução do projeto, não têm conhecimento daquilo que está a ser feito nem são envolvidos nas decisões tomadas.

Para garantir o envolvimento das áreas de suporte no decurso da execução do projeto é necessário definir:
  • De que forma será concretizado o envolvimento das áreas de suporte;
  • Qual o papel que essas áreas devem assumir no decurso do projeto;
  • Que tipo de compromisso é necessário das pessoas de suporte durante a execução do projeto e até ao momento em que o projeto é fechado, os resultados são entregues ao cliente e a responsabilidade de suporte às equipas de suporte pós-implementação.
Documentação organizada – Muitos dos documentos criados durante o planeamento, execução e controlo do projeto, serão utilizados depois de finalizado o projeto pelas equipas de suporte. É por isso importante definir atempadamente a forma como a documentação gerada pelo projeto é mantida atualizada, organizada e guardada num sistema de gestão de configurações que potencie a sua utilização futura.

Neste contexto é muito importante planear como serão organizados e guardados os documentos do projeto e nomeadamente:
  • Avaliar se a organização em que o projeto decorre dispõe de ferramentas que potenciem os processos de comunicação e de difusão da informação do projeto pelas diferentes partes interessadas. Por exemplo, as Wiki são uma ferramenta que pode ser usada de forma muito eficaz para disponibilizar um sítio único onde se pode encontrar a informação atualizada sobre o projeto e o respetivo histórico (ver o artigo sobre ferramentas da web 2.0 nas organizações);
  • Avaliar a forma como deverão ser identificados os documentos com relevância para as equipas de suporte. Dado que estas equipas irão usar esses documentos após o término do projeto é muito importante definir de que forma durante o processo de criação da documentação, devemos identificar aqueles que irão ter relevância para utilização futura pelas áreas de suporte de forma a permitir a sua reutilização futura. Por exemplo o planeamento de uma estrutura de TAGS que permita catalogar a adequadamente a documentação é um fator determinante que potencia a sua efetiva reutilização.

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