PMBOK v5: 13.1 Identificação das Partes Interessadas (Stakeholders)

Os principais grupos de interessados são sobejamente conhecidos de todos os que gerem projetos (promotor, a equipa de projeto, o cliente, o grupo de interessados críticos para o sucesso, etc.) neste artigo pretendemos abordar aspetos menos conhecidos dos processos de identificação e gestão das partes interessadas.



Quem são os interessados de um projeto

Os interessados são pessoas, grupos de pessoas, organizações ou instituições com algum tipo de interesse ou que poderão ser afetados pelas atividades ou pelos resultados do seu projeto.


A categorização dos interessados é fundamental no âmbito do processo de identificação e gestão de interessados na medida em que permite trata-los de forma diferenciada e adequada ao contributo que deles se espera, minimizando o dispêndio de recursos e otimizando os resultados.

Neste contexto os diferentes interessados devem ser agrupados nas seguintes categorias:
  • Críticos – Têm uma influência significativa no sucesso do projeto.
  • Primários – Beneficiam ou são afetados pelo projeto. O seu contributo para o sucesso é importante.
  • Secundários – Funcionam como intermediários. Podem influenciar interessados primários ou sem serem diretamente afetados pelo projeto são importantes para o sucesso do mesmo.
  • Ativos – São responsáveis por uma ação ou decisão no âmbito do projeto
  • Passivos – São afetados mas não influenciam outros interessados nem são importantes para o sucesso do projeto.


O Processo de Identificação de Interessados

O diagrama abaixo propõe um processo de identificação de interessados constituído por 6 atividades básicas. Inicie o processo de identificação de interessados tendo em mente que este é um processo interativo. À medida que aprofunda a análise sobre cada interessado ou grupo de interessados irá identificando novos interessados.


Para evitar esquecer interessados importantes reveja os resultados frequentemente. Uma falha na identificação de uma parte interessada importante pode pôr em causa todo o seu projeto.

Tenha a noção que, a importância e influência de cada interessado ou grupo de interessados pode variar ao longo do ciclo de vida do projeto.

1. Criar lista inicial de interessados – É o ponto de partida. Não identifique os interessados na solidão do seu escritório. Pergunte aos elementos mais importantes da organização ou da comunidade quem é que eles pensam que pode ter interesses ou questões relacionadas com o projeto.

Identifique grupos organizados e caraterísticas individuais daqueles que mais provavelmente poderão ter interesses relacionados, ou vir a sofre o impacto das atividades ou dos resultados do projeto.

Se não souber por onde começar, comece pelo promotor do seu projeto. Provavelmente ele será a pessoa mais indicada para, em conjunto consigo, construir a lista inicial de interessados.

2. Identificar os Interesses individuais – Agora que já tem uma primeira base de trabalho comece a detalhar o tipo de interesse que cada parte interessada tem em relação ao seu projeto.

Avalie os interesses objetivos, relacionados com as funções que desempenham e as inter-relações existentes com as atividades ou resultados do projeto. Não esqueçamos os interesses mais subjetivos relacionados, por exemplo, com a existência de relacionamentos pessoais. Comece a categorizar os diferentes interessados ou grupos de interessados nas diferentes categorias anteriormente apresentadas.

As duas fases do processo acima referidas permitirão começar a preencher uma matriz de interessados, semelhante a que abaixo se apresenta. Esta matriz deverá ser detalhada e complementada ao longo de diversas interações centrando-se o esforço de detalhe nos interessados mais importantes.
 


3. Avaliar o grau de importância e influência – Quanto maior for a importância e/ou a influencia de um determinado interessado ou grupo no sucesso do seu projeto, maior detalhe deverá colocar nas fases subsequentes do processo de identificação de interessados aqui descrito.

Tenha em atenção a diferença existente entre importância, que geralmente se mede pelo grau de colaboração ou participação que deve ser obtido de um determinado interessado para que o projeto, ou fase do projeto sejam bem-sucedidos, e a influência que assenta na análise da capacidade de determinado interessado ou grupo para influenciarem as opiniões de outros a favor ou contra o projeto.

Como suporte a esta terceira fase a matriz de influência e importância permitirá, uma vez concluída, prioritizar os interessados e centrar os esforços das fases subsequentes nos mais importantes.
 
 
4. Avaliar implicações da cooperação entre interessados – Um aspeto que não deve ser descorado é a capacidade, disponibilidade e vontade para grupos ou interessados individuais juntarem os seus interesses, agindo de forma coordenada a favor ou contra o projeto. A análise dessa possibilidade de interdependência, relacionada com a capacidade de influenciar terceiros é um fator determinante de qualquer boa análise de interessados.

5. Avalie os Riscos que o Projeto Representa – Faça essa avaliação do ponto de vista do interessado, avaliando a perceção que ele tem em relação ao projeto e, muito importante, em relação a sí como gestor do projeto e ao respetivo promotor. Conhecer os riscos do ponto de vista do interessado é fundamental para estabelecer a estratégia de comunicação adequada à sua mitigação.

Compare a perceção do interessado com aquilo que na sua ótica é a realidade, identifique as diferenças, perceba as suas causas e defina a melhor tática para eliminar os obstáculos.

6. Determinar o tipo de participação de cada interessado – Na posse de toda a informação anterior, está agora em condições de avaliar o tipo de participação que cada interessado está disposto a prestar ao seu projeto, comparando-a com as suas necessidades.

A identificação dessas diferenças permite desenvolver o plano de mitigação adequado à sua eliminação e identificar o tipo de comunicação mais apropriado, aumentando dessa forma a probabilidade de êxito do projeto.

Conclusão

Em jeito de conclusão alguns aspetos fundamentais para a correta identificação e gestão das partes interessadas no seu projeto:
  • Se da sua matriz constam interessados em relação aos quais desconhece a importância / influencia, então é porque o seu trabalho de identificação de interessados ainda não está terminado. 
  • Tenha cuidado com os interessados para os quais o projeto é uma ameaça. Especialmente se forem importantes para o projeto, inclua-os no plano de risco e desenvolva ações no sentido de compreender as suas motivações para que possa faze-los mudar de opinião. Com a adequada gestão é possível conseguir uma boa colaboração mesmo de interessados que à partida estavam contra o projeto. 
  • Tenha noção de que a importância / influência dos interessados pode variar de forma radical ao longo das diversas fases do projeto. Se necessário crie uma matriz para avaliar essas alterações. 
  • Não faça a gestão dos interessados com base no seu estatuto hierárquico dentro da organização. Este é importante e deve ser considerado mas os interessados devem ser geridos de acordo com a sua importância e com o tipo de colaboração que deles pretendemos.
Um último comentário. Se os projetos na sua organização têm um conjunto de interessados relativamente homogéneo, crie uma check-list dos interessados mais importantes para um projeto típico da sua organização e disponibilize-a para ser usada em outros projetos.

Clique aqui para mais informação sobre os processos de inicio do projeto.
 

Comentários

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